Consejos de Espacio Olmos Producciones
para que a tu fiesta no le falte nada
Desde hace décadas las fiestas de 15 años y bodas se han convertido en un momento muy importante para las familias de muchos países. Todo un acontecimiento que requiere de muchos detalles para que todo salga perfecto. Para organizar una fiesta de ésta magnitud es necesario llevar a cabo un minucioso trabajo en los detalles. Veremos que aspectos tener en cuenta para que la fiesta tenga todo lo que siempre soñamos.
Primer paso, LAS FECHAS. Algo muy importante a la hora de organizar una fiesta es decidir la fecha con anterioridad (en lo personal recomendaría un año como mínimo). En una gran ciudad puede que podamos escoger entre distintos salones y servicios de calidad, pero si hablamos de un pueblo pequeño las opciones se reducen y es mucho mejor tomar cartas en el asunto con mucho tiempo de anticipación y así asegurarse que tendremos los mejores servicios disponibles. De éste modo también tendremos una idea del monto total de lo que nos costara la fiesta y podremos hacer un planeamiento de nuestras finanzas.
Segundo paso, ENTREVISTAS. Es importante que conozcamos los servicios que harán de nuestra fiesta un momento especial. Si contamos con tiempo será mucho mas fácil poder conocer las modalidades de trabajo de las empresas de la zona, comparar presupuestos y reservar lo que mas se ajuste a nuestras necesidades. Visitar salones y concretar reuniones personales con los representantes de cada servicio es fundamental a la hora de elegir. Recalco lo de "personales" por el simple motivo que al hablar personalmente con una persona podemos sacarnos todas nuestras dudas de una manera mas ágil, toda empresa profesional tiene un representante de ventas o una oficina en la cual los clientes pueden conocer el servicio de forma mas detallada. Ésto también te dará seguridad a la hora de cerrar un trato, nada peor que el día de la fiesta el servicio que contrataste (y tal vez pagaste) decida no ir al evento.
Tercer paso, DECISIÓN. Una vez escuchadas las propuestas debemos analizarlas y descartar las empresas que no logren cubrir nuestras necesidades o estén muy por encima de nuestro presupuesto. Cuando tengamos definido con quién trabajaremos es importante hacer otra reunión en la cual firmar contrato para reservar la/s fecha/s y definir los planes de pago, cantidad y calidad de productos que nos brindaran, plazos de entrega, cuestiones legales tales como impuestos y/o cualquier otro aspecto que pueda llegar a darnos un dolor de cabeza el día de la fiesta. Mientras mas especifico y claro sea el contrato mas seguro estaremos de que la empresa nos dará lo que nosotros requerimos evitando malos entendidos o estafas.
Todas las fiestas tienen elementos en común, servicios que no pueden faltar y algunos agregados extras que harán que tu fiesta sea especial y los invitados la recuerden por siempre. Ahora veremos que servicios puedes contratar en una fiesta, siendo algunos esenciales y otros decorativos.
Tarjetas de invitación: Es importante que cuente con información clara sobre el lugar, la hora, el costo de la tarjeta, el tipo de vestimenta que deben usar los invitados. Lo ideal es encargarlas a una casa de diseño para que se adapten a nuestra necesidad y se personalicen de acuerdo a nuestros gustos. También podemos agregar un teléfono de contacto y una fecha limite para confirmar la asistencia.
Salón: Debemos tener en cuenta la cantidad de invitados que concurrirán a nuestra fiesta y elegir la mejor opción en cuanto a comodidad, recordado que ademas de las mesas para la cena también debemos armar pista de baile, mesa dulce, mesa de regalos, lugar para cabina de fotos, living de recepción, barra de tragos entre otras opciones que veremos mas adelante.
Catering: En toda noche de gala es importante un buen banquete, puedes seleccionar servicios que solo cubran la cena, la bebida y el postre u otros mas completos que brinden copetines y recepciones para tus invitados, entrada, primer plato, menú infantil, postre, barra de tragos y algún menú clásico para cuando la fiesta ya este en auge tal como pata flameada o pizza con cerveza.
Sonido e Iluminación: Ambos servicios van de la mano, casi el 50% del éxito de la fiesta dependerá de la calidad de audio y la experiencia que tenga el DJ en tu tipo de fiesta y como respondan los equipos de audio y las luces. Muchos equipos suenan bien en nuestra casa pero seria un grave error colocarlos en un salón tan grande y con tal cantidad de personas, ya que, entre otros factores, por el volumen de aire que tiene un salón se le haría imposible a un equipo de hogar generar la presión de sonido suficiente. En el tema de iluminación lo ideal es que se cuente tanto con luces para entonar el salón de distintos colores a nuestro gusto reforzando la decoración y también luces especificas para animas el momento del baile.
Fotografía y filmación: Otra dupla infaltable. Tal vez sea la mejor fiesta en tu vida y en la de muchas personas que te rodean, es un momento super importante, por eso tener un recuerdo de calidad es la mejor opción. Hoy en día con el avance de la tecnología todo el mundo tiene una cámara al alcance de la mano con solo sacar su celular, pero creeme que no todo lo que brilla es oro. Un celular por mas avanzado y cantidad de megapixeles que tenga no supera una cámara profesional, ni que hablar del arte de tomar realmente buenas fotos que solo te lo dará alguien que tenga los conocimientos necesarios para tal fin. Otro aspecto importante es que los invitados deben vivir y disfrutar el momento ¿cuantas veces se pierden ese momento mágico por estar intentando retratarlo ellos mismos? Por eso recomiendo que se contrate a alguien especializado en el tema, asegurarse que tenga experiencia y cuente con los equipos necesarios para tal fin, con comparar material de distintos servicios y ver su forma de trabajo debería ser suficiente para tu elección ¡¡no solo hace falta una cámara!! Hay miles de accesorios que harán la diferencia en el trabajo final, solo un profesional sabe que necesita para esas tomas imposibles que tanto nos gustan.
Pantalla gigante: Es un detalle que sirve para distender la fiesta (no todo es baile y comida jaja). La fiesta debe tener momentos marcados en donde los invitados descansen, lo que no significa que deban aburrirse. Un video donde se proyecten fotos de la cumpleañera o los novios en alguna sesión fotográfica temática, videos con saludos, o una pequeña representación artistica siempre es una buena idea para amenizar el momento.
Karaoke: Si esta disponible la pantalla gigante también es una buena opción una sesión de karaokes! Así tus invitados pueden divertirse mientas muestran sus dotes de cantante...
Cabina de fotos/ Mini estudio fotográfico: La gran mayoría de tus invitados querrar tener recuerdos de tu fiesta. Una cabina fotográfica o un mini set con iluminación de estudio harán que tus invitados se sientan a gusto y disfruten de tomarse unas fotos al modo profesional.
Locutor/Animador: Dependiendo de si queremos una fiesta mas formal o mas divertida podremos contratar a profesionales que interactuen con nuestros invitados y vayan dando información sobre los distintos momentos de la fiesta, ademas, dependiendo de los gustos se podría organizar un concurso de baile, un show de magia, sketch, monologo o test de preguntas y respuestas divertidas entre los invitados.
Book de firmas: Otro detalle que nos dejara un grato recuerdo al permitirle a los invitados dejar plasmadas felicitaciones y buenos deseos por nuestro acontecimiento. Puede ser complementado o remplazado por un mural con la foto de la o los agasajados y lugar donde escribir.
Gigantografía: Un banner de lona impresa siempre es una buena opción para decorar algún lugar especial en nuestra fiesta. como cerca de la mesa dulce por ejemplo, luego de la fiesta puede decorar nuestra habitación.
Mesa Dulce: Otro lugar clásico y el preferido de muchos en las fiestas. Ademas de la torta podemos agregar golosinas, tartas, fuente de chocolate y todo lo que se nos ocurra para satisfacer a los dulceros y golosos.
Marco Gigante: Un marco de fotos de madera gigante está de moda en todas las fiestas. Los invitados pueden tomarse fotos en el para luego compartiras en las redes sociales y demostrar lo bien que la están pasando.
Cotillón: La parte mas divertida y alocada del baile. Burbujas, espuma, lluvia de papelitos, gorros y serpentinas son algunas opciones a tener en cuenta. Se pueden adquirir cotillones tradicionales o luminosos que cuentan con tecnología LED y les permite tener varias horas de autonomía.
Suvenires: Otro recuerdo que se llevaran tus invitados, algunos optan por cajitas con alguna sorpresa, figuras de porcelana fría, vidrio, madera o metal, Pueden incluir nuestra foto o algo que nos represente. También las fotos de la cabina fotográfica o mini set suelen ser usadas como suvenir en algunas fiestas.
Para que todo vaya de lujo, está bien tener en cuenta quien dirigirá la fiesta y organizara los momentos para que la fiesta tenga la duración que deseemos. Una reunión previa entre un representante de cada servicio y el organizador suele ser la mejor opción para que no se escapen detalles que debamos solucionar sobre la marcha.
También puedes contratar empresas que tengan un paquete "all inclusive" o "todo incluido" lo que asegura un equipo de trabajo en el cual los profesionales se conozcan y no haya, por ejemplo, humo ni luces extrañas en fotos importantes, ni música fuerte durante la filmación de palabras dichas por un invitado al momento del brindis, por dar solo algunos ejemplos. Cada empresa tiene su experiencia y brinda servicios de distintas formas. Mientras mas organizada sea la empresa y mas detalles sepa resolver mas probabilidades de éxito tendrá tu fiesta, eso se lo dará la experiencia en el rubro que domine. Una empresa del rubro de comidas debería ser la encargada de los copetines de recepción, cena, mesa dulce, barra de tragos, sobremesa y una empresa del rubro audiovisual la encargada de fotografía, filmación, proyección, sonido e iluminación para asegurarnos que cada uno "este en su salsa"
Espero que les sea de mucha ayuda, todo lo descripto lo baso en mi experiencia al haber trabajado toda mi vida en fiestas y eventos y hoy tener un grupo de trabajo especialozado en tal fin. En el caso de tener alguna inquietud o sugerencia es bienvenida y sera atendida a la brevedad. Para comunicarse con nosotros y recibir asesoramiento pueden hacerlo a nuestro correo espacioolmos@gmail.com o por mensaje privado en nuestra pagina de facebook: www.facebook.com/espacioolmosproducciones
Saludos!! Cristian Andres Murua
